En aftale med et vagtfirma begynder med planlægning, ikke med en vagt ved indgangen. Før nogen møder ind, skal opgaven afgrænses, adgangsforholdene beskrives og kontaktvejene aftales. Ellers kan selv en enkel lukkerunde føre til telefonopkald om nøgler, alarmer og døre, som ingen har taget stilling til. Tag udgangspunkt i hverdagen på stedet, og brug den til at udarbejde en konkret plan for den første vagt.
Beskriv behovet før du kontakter et vagtfirma
Start med at skrive ned, hvad der skal foregå på adressen. Skal en vagt kontrollere, at bygningen er lukket efter arbejdstid, føre opsyn ved en reception eller håndtere adgangen til et arrangement? Opgaverne kræver forskellige instrukser. Beskriv også, hvornår behovet opstår. Et lager kan eksempelvis have aktivitet frem til kl. 22 på hverdage, men stå tomt hele weekenden. Opgaverne, som du skal afstemme med et vagtfirma som https://www.safeandsecure.dk
, bør beskrives hver for sig.
Tag udgangspunkt i konkrete hændelser og arbejdsgange frem for brede ønsker om mere tryghed. Notér, hvilke indgange der bruges, hvor gæster ankommer, og hvilke områder der kræver særlig adgang. Afklar samtidig, hvad vagten ikke skal tage sig af. Det giver et mere præcist grundlag for den første samtale og mindsker risikoen for, at parterne har forskellige forventninger.
Gennemgå stedet i den rækkefølge vagten skal arbejde
Når opgaven er beskrevet, følger en gennemgang på adressen. Gå ruten fra ankomst til afslutning med stop ved parkering, indgang, nøgleudlevering, kontrolpunkter og eventuel aflåsning. En plantegning kan hjælpe, men erstatter ikke nødvendigvis turen gennem bygningen. En dør kan være svær at finde fra gården, og en vareindlevering kan stadig være i brug, når kontorerne er lukket.
Inddrag den medarbejder, der kender de praktiske forhold. Det kan være den driftsansvarlige eller den person, der normalt lukker. Afklar, om der er områder, vagten ikke må gå ind i, og gennemgå betjeningen af elevatorer, porte og alarmpaneler. Notér særlige forhold med det samme, så mundtlige forklaringer ikke bliver det eneste grundlag for instruktionen.
Fordel beslutningerne før bemandingen aftales
En vagt skal vide, hvem der må træffe hvilke beslutninger. Udpeg derfor en kontaktperson og en stedfortræder, og aftal, hvornår de kan kontaktes. Hvis en port ikke kan låses kl. 23, skal proceduren være klar. Skal vagten blive på stedet, kontakte en tekniker eller afvente en besked? Svaret bør stå i instruktionen frem for at bero på et gæt.
Afklar også grænserne mellem vagtens opgaver og de opgaver, virksomhedens egne medarbejdere har ansvaret for. Ved et arrangement kan værten eksempelvis godkende gæstelisten, mens vagten kontrollerer adgangen efter den aftalte procedure. Beskriv, hvordan uenighed håndteres, og hvem der kontaktes ved akutte hændelser. En kontaktliste har først praktisk værdi, når telefonnumrene er kontrolleret, og personerne kender deres roller.
Gør aftalen med dit vagtfirma konkret
Når opgaven og arbejdsforholdene er beskrevet, kan tilbud sammenlignes på et fælles grundlag. Bed om en tydelig angivelse af tidsrum, bemanding og opgaver. Fast tilstedeværelse fra kl. 18 til kl. 23 er noget andet end en rundering i løbet af aftenen. Ved rundering bør det fremgå, om der er aftalt et bestemt tidspunkt eller et tidsvindue.
Læs også vilkårene for ændringer, aflysninger og ekstraarbejde. Spørg, hvordan prisen beregnes, hvis en vagt skal blive længere end planlagt, og hvem der kan godkende den ekstra tid. Kontrollér desuden, at firmaet har den nødvendige autorisation til opgaven. Aftal, hvad rapporteringen skal indeholde, og hvor ofte den skal sendes, så du ved, hvilken dokumentation du modtager efter en udført vagt.
Brug den første vagt til at afprøve instruktionen
Inden opstart bør nøgler, adgangskort og kontaktoplysninger være klar. Aftal gerne en overlevering på stedet, hvor instruktionen gennemgås i den rækkefølge, opgaven skal udføres. Skal flere vagter kunne overtage opgaven, skal beskrivelsen kunne forstås uden hjælp fra den person, der deltog i den oprindelige rundvisning.
Følg op efter den første vagt eller de første få vagter. Bed om konkrete tilbagemeldinger på, om alle døre var tilgængelige, om adgangskortet virkede, og om kontaktpersonen kunne træffes. Ret derefter instruktionen, og giv den en dato eller et versionsnummer. Fjern gamle udgaver fra de steder, hvor vagterne henter deres oplysninger. Aftal også, hvem der fremover opdaterer materialet, når åbningstider, lokaler eller kontaktpersoner ændrer sig.
Hvornår skal planlægningen begynde?
Begynd, så snart dato, adresse og opgavens overordnede formål er kendt. Der skal være tid til at gennemgå stedet, afklare bemandingen og få eventuelle adgangskort eller nøgler udleveret inden opstart. Ved et arrangement med flere indgange, eksterne leverandører og skiftende sluttidspunkter bør kontaktpersonerne desuden kunne gennemlæse instruktionen og få rettet uklarheder, før den sendes til vagterne.
Opstår behovet med kort varsel, må du først få bekræftet, hvad firmaet faktisk kan levere. Sørg derefter for en kort, skriftlig instruktion med opgave, tidsrum, adgangsforhold og en kontaktperson, der kan træffes under vagten. Markér eventuelle uafklarede forhold tydeligt, så de ikke bliver overset i overleveringen.
Hvad skal være klar før den første vagt?
Som minimum skal vagten kende mødestedet, arbejdstiden, de konkrete opgaver og kontaktvejen ved problemer. Nødvendige nøgler eller adgangskort skal være udleveret eller kunne afhentes efter en præcis aftale, som begge parter kender. Afklar også, hvordan ændringer meddeles undervejs, og hvem der kan godkende ekstra tid.
Vagten skal vide, hvor udført arbejde og afvigelser registreres, og hvordan forhold, der kræver opfølgning, gives videre til en medarbejder på adressen. Hvis et adgangskort endnu ikke virker, eller en instruktion mangler, skal der være en konkret midlertidig løsning inden fremmøde. Beskriv, hvilke dele af opgaven vagten kan udføre, hvem der håndterer resten, og hvornår den midlertidige løsning skal tages op igen.