Et rekrutteringsbureau på Fyn kan være relevant, når en opsigelse eller en ny opgave efterlader et hul i arbejdsdagen. Telefonen skal stadig passes, ordrerne behandles, og kollegerne kan ikke blive ved med at dække en ekstra funktion. Bureauets arbejde skal derfor begynde med mere end en jobtitel. Det handler om, hvilke opgaver der mangler hænder til, hvilke rammer den nye medarbejder møder, og hvem der har tid til oplæringen. Jo tydeligere du beskriver hverdagen, desto mere præcist kan bureauet lede efter kandidater.
Hvornår passer et rekrutteringsbureau på Fyn til opgaven?
Start med at afklare, hvad du faktisk mangler hjælp til. Har virksomheden brug for en fast medarbejder til en varig funktion, eller er der tale om en midlertidig spidsbelastning? Rekruttering til en fastansættelse og en løsning med en vikar er ikke nødvendigvis den samme ydelse. Spørg derfor bureauet, hvilke ansættelsesformer det arbejder med, og hvem der bliver arbejdsgiver i den løsning, I drøfter.
Behovet for ekstern hjælp afhænger ikke kun af virksomhedens størrelse. En mindre arbejdsplads kan mangle tid til at gennemgå ansøgninger, mens en større virksomhed kan have svært ved at finde en bestemt faglig profil. Bureauet kan eksempelvis finde kandidater, tage de indledende samtaler og præsentere et begrundet udvalg. Arbejdsdelingen skal dog aftales, før søgningen begynder.
Undersøg især, om bureauet forstår den type stilling, du skal besætte. Bed om at få forklaret, hvordan det vil vurdere de relevante kompetencer og kontakte kandidater, som ikke selv søger stillingen. Konkrete svar siger mere end brede løfter om et stort netværk.
Overvej også virksomhedens egen kapacitet. Hvis ingen kan deltage i samtaler eller træffe beslutninger de næste tre uger, løser bureauet ikke den flaskehals alene. Sørg allerede inden opstart for, at den kommende medarbejders nærmeste leder har afsat tid til forløbet.
Beskriv arbejdsdagen, før du skriver ønskelisten
En stillingsbeskrivelse bliver hurtigt en samling af egenskaber som fleksibel, selvstændig og struktureret. Ordene fortæller kun lidt om, hvad medarbejderen skal kunne. Beskriv i stedet de opgaver, der fylder i løbet af en almindelig uge. Angiv også, hvilke beslutninger medarbejderen selv skal træffe, og hvornår en leder eller kollega skal inddrages.
Tag for eksempel en mindre grossist, der søger en administrativ medarbejder. Når telefonen ringer, mens dagens ordrer skal registreres, er opgaven ikke blot at være serviceminded. Medarbejderen skal kunne prioritere mellem kundehenvendelser og registrering, finde tilbage til arbejdet efter afbrydelser og vide, hvornår en hasteordre skal videre til lageret. Den beskrivelse giver bureauet noget konkret at spørge kandidaterne om.
Del derefter kravene op i det nødvendige og det, der kan læres. En bestemt autorisation kan være et ufravigeligt krav i nogle funktioner. Kendskab til virksomhedens interne systemer kan måske opbygges under oplæringen. Hvis alt står som et krav, risikerer du at afvise relevante kandidater på grund af forhold, der reelt ikke er afgørende.
Beskriv desuden forventningerne til den første tid. Hvilke opgaver skal medarbejderen kunne løse efter en måned, og hvad forventer du først senere? Det giver bureauet et grundlag for vurderingen og den kommende medarbejder et tydeligere billede af jobbet. Afklar samtidig, hvem der står for oplæringen, og hvor meget tid der faktisk er afsat til den.
Giv rekrutteringsbureauet på Fyn klare praktiske rammer
Arbejdssted og arbejdstider bør være afklaret fra begyndelsen. En adresse på Fyn siger ikke i sig selv noget om den daglige transport. Placeringen i forhold til stationer, busforbindelser og større veje kan have betydning for, hvem der finder stillingen relevant. Oplys den faktiske arbejdsadresse frem for blot at skrive Odense eller Sydfyn, hvis arbejdspladsen ligger et andet sted i området.
Vær lige så præcis om mødetiderne. Er der fast fremmøde klokken 6, skiftende vagter eller mulighed for at begynde mellem klokken 8 og 9? Hvis hjemmearbejde indgår, skal bureauet vide, om det er en fast aftale eller noget, der vurderes efter oplæringen. Kandidaterne skal kunne tage stilling til de reelle vilkår, ikke en løs forestilling om fleksibilitet. Valget mellem egen rekruttering, https://jemac.dk/
og andre rekrutteringsbureauer på Fyn bør bygge på, hvem der kan finde kandidater til de konkrete arbejdstider og transportvilkår.
Afklar også lønramme, pension, eventuelle tillæg og forventet startdato. Bureauet har brug for et tydeligt mandat til at tale om vilkårene. Afhænger lønnen af erfaring og opgavernes endelige omfang, så beskriv, hvad der kan påvirke niveauet. Det mindsker risikoen for, at parterne først sent opdager, at deres forventninger ligger langt fra hinanden.
Aftal desuden, hvilke oplysninger bureauet må dele om virksomheden. Ved en fortrolig rekruttering kan navn og detaljer være tilbageholdt i begyndelsen, men kandidaterne har stadig brug for et retvisende billede af jobbet. Fastlæg derfor, hvornår arbejdssted, ledelsesforhold og baggrunden for ansættelsen bliver oplyst. Fortrolighed bør ikke efterlade kandidaterne i tvivl om, hvad de siger ja til.
Hold forløbet i gang med få faste beslutningspunkter
Et bureau kan tage en stor del af det praktiske arbejde, men virksomheden skal stadig kunne svare og vælge. Udpeg én kontaktperson, som samler tilbagemeldinger fra de involverede ledere. Modtager bureauet forskellige krav fra flere personer, kan søgningen ændre retning uden en fælles beslutning. Kontaktpersonen skal derfor kunne få fat i dem, der kan godkende ændringer i profil og vilkår.
Lav en enkel tidsplan med plads til indledende afklaring, kandidatpræsentation, samtaler og beslutning. Aftal også, hvordan I håndterer forsinkelser. I kan eksempelvis beslutte at give tilbagemelding på en kandidat inden for to arbejdsdage. Det garanterer ikke et hurtigt forløb, men skaber en fælles forventning om, hvornår næste skridt bliver taget.
Når bureauet præsenterer kandidater, bør begrundelsen knytte sig til de aftalte krav. Bed om at få belyst både relevante kompetencer og forhold, der kræver yderligere afklaring. En præsentation skal ikke kun fremhæve styrker. Den skal også vise, hvor der mangler oplysninger, eller hvor kandidaten har brug for oplæring.
Giv brugbar feedback efter samtalerne. Skriv ikke blot, at kandidaten ikke passede ind. Forklar, om det handlede om fagligt niveau, forventninger til ledelse, opgavernes indhold eller konkrete vilkår. Hold vurderingen til forhold, der er relevante for jobbet. Bliver flere kandidater fravalgt af samme årsag, bør du og bureauet undersøge, om kravene var uklare fra starten.
Planlæg overgangen fra underskrift til første arbejdsdag
Rekrutteringen bør hænge sammen med den modtagelse, medarbejderen får. Aftal med bureauet, hvem der holder kontakten i perioden mellem accept og tiltrædelse. Kandidaten kan have spørgsmål om opsigelsesvarsel, dokumenter eller mødetidspunktet den første dag. Det skal være klart, hvilke spørgsmål bureauet tager sig af, og hvilke virksomheden selv besvarer. Ansættelsesvilkårene skal fremgå af den relevante aftale og håndteres af den rette part.
Inden første arbejdsdag bør lederen have en konkret plan for adgang til systemer, nødvendigt udstyr og introduktion til opgaverne. En ny medarbejder kan ikke vise sine færdigheder, hvis vedkommende mangler login eller ikke ved, hvem der må godkende arbejdet. Planen behøver ikke være omfattende, men den skal indeholde navne og tidspunkter frem for løse hensigter.
Spørg også bureauet, om opfølgning efter tiltrædelsen er en del af aftalen. Er der aftalt en garanti eller mulighed for en ny søgning, skal betingelser, tidsfrister og eventuelle ekstra omkostninger stå tydeligt. Afklar især, hvad virksomheden skal gøre, hvis ansættelsen ikke udvikler sig som forventet. Mundtlige forventninger er et usikkert grundlag at håndtere en uenighed på.
Brug den første opfølgning til at drøfte de opgaver og rammer, der blev beskrevet under rekrutteringen. Er ansvaret det samme som lovet, og er oplæringen gennemført? Har jobbet ændret sig, skal det indgå i vurderingen, før problemer alene bliver tilskrevet medarbejderen.
Skal du have en færdig jobbeskrivelse før den første samtale?
Nej, men medbring en beskrivelse af de vigtigste opgaver, arbejdstiderne, arbejdsstedet og en foreløbig lønramme. Bureauet kan hjælpe med at skærpe profilen, mens virksomheden skal afklare, hvilket arbejde der reelt skal løses. Notér gerne, hvilke krav der ligger fast, og hvilke spørgsmål I endnu ikke har taget stilling til. Så kan den første samtale bruges til at afklare tvivlen frem for at tage udgangspunkt i antagelser.
Kan bureauet hjælpe med kun en del af rekrutteringen?
Det afhænger af bureauets ydelser og den konkrete aftale. Spørg, om du kan købe hjælp til eksempelvis kandidatsøgning eller indledende samtaler, og få skrevet ned, hvem der håndterer ansøgninger, afslag og kontakten til kandidaterne. Aftal også, hvordan oplysninger og vurderinger overdrages, når virksomheden selv tager over. Kandidaterne bør vide, hvem de skal kontakte, og hvad næste trin i forløbet er.